PO là gì? Ý nghĩa và nội dung của Purchase Order

1. PO là gì? 

PO (tiếng anh là Purchase Order) có nghĩa là đơn đặt hàng. Đây là một loại tài liệu thương mại được gửi từ người mua đến nhà cung cấp để xác nhận ủy quyền cho phép mua hàng. PO là một hợp đồng ràng buộc chính thức để mua hàng hóa, dịch vụ. PO cũng là tài liệu để kiểm tra, kiểm soát và quyết toán trong quá trình giao dịch.

Đơn đặt hàng thường bao gồm các thông tin chi tiết về giao dịch của doanh nghiệp, bao gồm giá trên mỗi đơn vị mà 2 bên mua bán đã thỏa thuận, số lượng của từng mặt hàng được mua, chi tiết của từng mặt hàng về kiểu dáng, màu sắc, … 

2. Ý nghĩa của PO là gì?

PO có ý nghĩa quan trọng trong giao dịch mua bán của mỗi doanh nghiệp. PO là tài liệu dùng để kiểm tra cũng như đánh giá các vấn đề liên quan tới đơn hàng. Đơn đặt hàng sẽ cung cấp các thông tin về số lượng, giá cả, điều khoản, tình trạng thanh toán cũng như nhiều điều kiện khác. Điều này sẽ giúp các giao dịch hàng ngày trở nên thuận tiện hơn. 

Thông qua PO, người mua  có thể làm rõ nhu cầu, mong muốn và yêu cầu của họ đối với người bán. Và người bán cũng sẽ hiểu rõ và thực hiện đúng những gì người mua yêu cầu, đảm bảo chất lượng, số lượng, thời gian và điều kiện giao nhận hàng hóa.

Ngoài ra, PO còn có các ý nghĩa sau:

• Giúp người mua quản lý chi phí, ngân sách và lập kế hoạch mua hàng.
• Giúp nhà cung cấp lập kế hoạch sản xuất, cung ứng và giao hàng.
• Là tài liệu có tính ràng buộc về mặt pháp lý trong trường hợp không có hợp đồng chính thức. 
• Giúp quá trình kiểm toán, báo cáo và thống kê hoạt động mua bán dễ dàng hơn.

3. Nội dung chính của Purchase Order

Một Purchase Order sẽ có nội dung chính như sau:

• Số PO.
• Ngày lập PO.
• Thông tin liên hệ của người bán và người mua.
• PIC.
• Mô tả về sản phẩm.
• Số lượng sản phẩm.
• Thông số kỹ thuật của sản phẩm.
• Đơn giá.
• Tổng giá trị hợp đồng.
• Điều khoản thanh toán.
• Điều kiện giao hàng.
• Các điều kiện đặc biệt như Discount, FOC,...
• Chữ ký của bên mua và bên bán.

4. Quy trình sử dụng PO

Đối với mỗi loại hình kinh doanh khác nhau thì quy trình sử dụng PO có sự khác biệt. Tuy nhiên về cơ bản các bước sử dụng và tạo PO sẽ diễn ra theo quy trình sau: 

• Bước 1: Người mua lập PO theo nhu cầu mua hàng và xuất PO cho bên bán để bắt đầu quá trình mua hàng. 
• Bước 2: Người bán nhận PO, sau đó xem xét khả năng đáp ứng đơn hàng và thông báo lại với người mua. Nếu người bán không đáp ứng được yêu cầu của người mua thì PO sẽ bị hủy. 
• Bước 3: Nếu người bán xác nhận thực hiện giao dịch thì sẽ bắt đầu tiến hành sản xuất dựa theo các yêu cầu trên PO. 
• Bước 4: Sau khi đã sản xuất xong, người bán sẽ vận chuyển cho người mua thông qua một đơn vị vận chuyển thuê ngoài hoặc vận chuyển trực tiếp. 
• Bước 5: Người bán hàng lập hóa đơn cho đơn đặt hàng. Trong đó có sử dụng số PO mà người mua gửi để đảm bảo tính chính xác cũng như khả năng kiểm tra chéo thông tin giao hàng một cách nhanh nhất. 
• Bước 6: Người mua kiểm tra hàng hóa khi nhận và thực hiện thanh toán theo các điều khoản trong đơn đặt hàng cho người bán. 

5. Cách nào để quản lý PO hiệu quả?

Quản lý PO đúng cách là điều quan trọng để hạn chế những rủi ro trong quá trình mua bán hàng hóa. Bạn có thể áp dụng một số cách dưới đây để quản lý PO hiệu quả: 

• Quản lý hồ sơ các nhà cung cấp doanh nghiệp đã từng đặt hàng để việc lựa chọn nhà cung cấp cho những PO tiếp theo trở nên dễ dàng hơn. 
• Triển khai hệ thống phê duyệt mua hàng đúng cách để ngăn chặn việc mua hàng không đạt yêu cầu, đặc biệt là trong trường hợp đơn đặt hàng trùng lặp được đặt cho cùng một sản phẩm. 
• Đưa ra các đề mục cần kiểm tra để đánh giá và đảm bảo chất lượng, giúp duy trì dữ liệu chính xác của các đơn đặt hàng. Điều này sẽ giúp giảm thiểu sai sót và đảm bảo tất cả các thông tin quan trọng như số lượng mua, giá cả, vận chuyển … được chính xác nhất.
• Quy trình hủy đơn hàng cần phải rõ ràng, khi PO bị hủy thì phải có một văn bản chính thức có các thông tin liên quan cùng chữ ký phê duyệt. PO bị hủy cũng cần lưu trữ cùng các tài liệu liên quan. 
• Có thể sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng để quản lý và theo dõi toàn bộ quá trình từ đặt hàng, nhập hàng đến nhập kho thuận tiện hơn. 

Qua bài viết, Vinalink đã giúp bạn hiểu rõ PO là gì cũng như những ý nghĩa của PO trong hoạt động thương mại. Hy vọng với những thông tin Vinalink đã chia sẻ có thể giúp bạn sử dụng và quản lý PO hiệu quả hơn. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết!